Rammene for arbeidet ble lagt i samarbeid med en egen referansegruppe for prosjektet. Referansegruppa ble bredt sammensatt. Blant annet ble det lagt vekt på ulik yrkestilknytning, geografisk spredning i Oppland, flerkulturell, forskningsmessig, arkivfaglig og kommunal bakgrunn.

De fleste medlemmene var medlem av referansegruppa både for forprosjektet og hovedprosjektet. Den har vært ledet av Opplandsarkivet avdeling Maihaugens leder Marit Hosar.
Ellers har referansegruppa for hovedprosjektet vært sammensatt slik:
Roel Puijk, antropolog, professor ved Høgskolen i Lillehammer.
Finn Helge Lyster, kultursjef i Vestre Slidre kommune.
Eleanor Brenna, flyktningkonsulent i Nordre Land kommune (mesteparten av tida. Hun skiftet arbeid i prosjektets siste år).
Habiba Mesihovic, bibliotekar ved Vargstad videregående skole. Hun har tidligere arbeidet ved museet i Mostar og på Maihaugen.
Kari Mette Avtjern, leder av Opplandsarkivet avdeling Randsfjordmuseene.
Synne Stavheim, seniorrådgiver ABM-utvikling/Norsk Kulturråd.

Referansegruppa har vært innkalt til møter to ganger i året, og har kommet med innspill både til metode, utvalg, formidling og den praktiske gjennomføringen av prosjektet.

I forprosjektet deltok også Trond Nygård og Jarmund Øyen i referansegruppa.